Riksidrottsförbundet håller på med ett stort arbete i IdrottOnline (IOL) vilket gör att vi inte fått importera från IOL på drygt en vecka. Arbetet skulle varit klart i måndags 2.12 men vi väntar fortfarande på ok att köra en import (ons.4.12). Förhoppningen är att det snart är igång.

Så ni som har lagt in nya medlemmar eller gjort förändringar i IOL ber vi ha tålamod då det kommer hänga med till SportTA så snart det går.

Om någon ska anmälas till nästa helg (Swe Cup 3-4) och personen inte finns i SportTA innan den 8.12 (sista anmälningsdag).
Kontakta arrangören via mail: ange Förening, namn, klass och om det är en eller båda tävlingsdagar !

Svar:
Inför första evenemanget med SportTA dyker det upp saker som ska åtgärdas och inte kunnat testas tidigare. Förbundet är väldigt tacksamma för ert tålamod och hjälp med inspel på vad som måste justeras! (Mycket bra att få skärmdumpar och beskrivning av vad och var ev.problem uppstått)

Många frågar om fakturering - Arrangören har i inbjudan skrivit hur betalningarna ska hanteras.

SWE Cup 1-2, Arrangör Tullus:
"Anmälningsavgifter betalas till BankGiro 419-7208 eller Swish 123 596 88 54 (Tullus SG) i samband med anmälan eller senast första dagen efter ordinarie anmälningstid är slut. De föreningar som önskar faktura skickar mail till: tullusekonomi@outlook.com. Efteranmälda åkare som är godkända för tävling betalar efteranmälningsavgiften (dubbel avgift). 50 % av anmälningsavgiften återbetalas vid inställd tävling"

SWE Cup 3-4, Arrangör Biathlon Östersund:
"Preliminärt betalas anmälningsavgiften till Bankgiro 5640-2860 eller Swish 1232757284
(Biathlon Östersund IF) i samband med anmälan eller senast första dagen efter ordinarie
anmälningstid är slut.
De föreningar som önskar klubbfaktura skickar mail till Tävlingssekreteraren.
Efteranmälda åkare som är godkända av tävlingsledaren betalar efteranmälningsavgiften
(dubbel avgift) med Swish i samband med hämtning av sin nummerlapp i sekretariatet.
50 % av anmälningsavgiften återbetalas vid inställd tävling".

Svar:
SportTA är Svenskt Skidskyttes nya administrativa system för evenemang. Det ersätter IndTA (skidskytte).
I SportTA kan föreningar och regioner:

• Lägga upp tävlingar, event och andra händelser.
• Hantera anmälningar och betalningar direkt i systemet.
• Se en publik kalender där alla evenemang visas.
• Se licenser och behörigheter.
• Använda ett medlemsregister för att hantera föreningens medlemmar och redigera information som är ihopkopplat med Idrottonline.
• Hantera resultat, statistik och rankinglistor.

Svar:

Användare bjuds in av föreningsadministratör till via E-post. I grunden väljer systemet att skapa konto och skicka inbjudan till den e-post som finns registrerad i IdrottOnline om inte administratören anger en annan e-postadress. Användaren skapar sedan upp sitt konto och lösenord via den länk som skickats ut. OBS! Håll koll i skräpposten.

Inlogg sker sedan här: https://sportta.skidskytte.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Svar:
För att säkerställa att organisationens uppgifter stämmer, logga in som administratör.
Välj "Organisation " och sedan "Hantera distrikt och föreningar"

Där ser ni föreningens eller regionens information under följande flikar:

• Information = uppgifter som hämtats från IdrottOnline
• Medlemmar = här ser och hanterar man medlemmarna i föreningen
• Evenemang = här ser man de evenemang man har på gång eller har haft
• Licenser = här ser man de licenser som medlemmarna har tilldelade
• Belastningsregister är inte något som är aktivt ännu.
  
  
• INSTÄLLNINGAR = här uppdaterar ni information som ska visas utåt, där kan ni även lägga in en bannerbild och föreningens logotyp, ni kan också ändra kontaktuppgifter och faktureringsinformation

Svar:
Föreningens samtlinga medlemmar finns tillgängliga i systemet, kopplade från IdrottOnline.
(Obs - se till att alla medlemmar har någon roll tilldelad i IdrottOnline, läs mer om roller hä Öppnas i nytt fönster.r )

För att enskilda ska kunna nyttja SportTA behöver föreningens administratör bjuda in medlemmen för att skapa ett konto. Därefter kan medlemmen anmäla sig till aktiviteter och/eller administrera föreningens aktiviteter.

De roller som finns i SportTA är:

• Utövare – Enskilda medlemmar. Kan efter att ha skapat konto anmäla sig själva. Utövare som inte har eget konto kan anmälas till aktiviteter av administratör eller andra utvalda kontoinnehavare med rollen utövare.
• Föreningsadministratör - Kan anmäla alla föreningens medlemmar till tävlingar eller aktiviteter. De kan också hantera egna evenemang och administrera tävlingar man själv arrangerar.
• Regionsadministratör - Kan anmäla medlemmar från samtliga föreningar i regionen till tävlingar eller aktiviteter. De kan också sanktionera och administrera regionala tävlingar inom regionen.
• Förbundsadministratör - Kan hantera allt i systemet.
  

Svar:

Under rubriken ”Organisation” kan administratören hantera medlemmarna i organisationen och personlig information och roller i SportTA redigeras. Här skickas även inbjudningar till att skapa eget konto ut.
Administratör kan även se vilka roller som tilldelats och följa upp om inbjudna medlemmar skapat ett konto eller ej.
(obs, man måste skriva minst två bokstäver i en sökning)

Svar:

Längre fram kommer det att gå skapa medlemmar i SportTA men den integrationen från RF är inte klar. Så tills vidare ska alla nya medlemmar skapas i IdrottOnline eller det system föreningen använder. Medlemmar importeras till SportTA från IdrottOnline varje natt så det tar "över natten" innan de är inne i SportTA

Svar:

• Se till att vara inloggad som administratör för organisationen som ska hanteras.
• Välj ”Organisation” och ”Hantera medlemmar i organisationen”
• Sök upp önskad medlem i organisationen (man måste skriva minst två bokstäver i namnet)
• Klicka på de tre småprickarna till höger om vald person. I menyn som öppnas upp väljer du ”Bjud in att skapa konto”. Här kan du även välja att "Ändra roll" (utövare eller administratör).
• Systemet väljer att skicka till e-postadress som finns registrerad i IdrottOnline om inte annan adress anges. För att skapa konto krävs en unik e-postadress för varje användare.
• Under ”Organisation” och ”Hantera inbjudningar att skapa konto” kan du följa och hantera alla gjorda inbjudningar till att skapa konto.

Svar:

• I inloggat läge kan användare se och uppdatera sin personliga information.
• Klicka på namnet uppe i det högra hörnet och välj ”profil” eller ”inställningar”.
• Där ser man också vilken roll man har, utövare eller administratör.
• I sin profil kan användaren se sina licenser, anmälningar, resultat, licenser och inställningar.
• Under inställningar kan användaren uppdatera sin e-post, telefon mm.
• Under inställningar visas också informtion om impersonering. Om man agerar som någon annan medlem eller vice versa.

Svar:
Skidskyttekortet och Chipnummer är registrerade som licenser.

• Licens er syns i inloggat läge under profil, klicka på licenser.
• Längst till höger finns skapa licenstyp, där kan utövaren själv ta bort sitt chipnummer eller skidskyttekort.
• Om personen behöver uppdatera/lägga till chipnummer så måste förbundet kontaktas.
• Licens för skidskyttekortet hanteras av förbundet.

Svar:

• Gå in på evenemangets sida (man behöver inte vara inloggad)
• Välj anmälningar
• I sökrutan kan man söka på enskilt namn eller förening.
• Eller sortera på namn eller förening i respektive klass.

Svar:
Man behöver vara inloggad på sitt konto i SportTA.

OBS - om du är medlem i flera föreningar, kontrollera så det är den förening du ska tävla till som syns längst upp bredvid ditt namn.
Är det fel förening, klicka på föreningsnamnet så kommer den andra/de andra föreningarna upp så att du kan byta.

• I evenemangskalender listas alla evenemang och det syns tydligt vilka arrangemang som går att anmäla sig till.
• För att komma till anmälan kan man välja två sätt:
  - gå direkt via ”Anmäl direkt” länken för respektive evenemang i kalender,
  - eller genom ”Anmäl till evenemang” när man är inne i detaljvyn för evenemanget.
• Kontaktinformationen är förifylld från personen som är inloggad.
• OBS - läs alltid inbjudan för information om betalning!
  (Beroende på vald betallösning för arrangemanget så är endera faktura uppgifter förifylld med organisationens uppgifter eller så syns de betalmöjligheter som finns via Qvickly).
• För att anmäla sig till en viss klass:
  -klicka på den runda gröna symbolen bredvid aktuell klass.
  -välj den medlem som du ska anmäla och klicka på lägg till.
  -om evenemanget innehåller flera tävlingar som du ska anmäla till så lägg till medlem även på de tävlingarna.
• I summeringen för anmälan kan du ange ev övrig information. Kom ihåg att fylla i telefonnummer om det saknas. Godkänn villkoren och klicka sedan på ” Gör anmälan”.
• När anmälan är genomförd följer en bekräftelse.

Svar:
Man behöver vara inloggad på sitt konto i SportTA.

• Gå in på "Profil" och "Anmälningar".
• Klicka på de tre prickarna (för den tävling du ska avanmäla) och välj "Gå till anmälan".
• Där kan du inom anmälningstiden ändra och/eller ta bort din anmälan.

Svar:
En administratör kan anmäla en eller flera individer från organisationen på samma gång.

• För att komma till anmälan kan man välja två sätt:
  - gå direkt via ”Anmäl direkt” länken för respektive evenemang i kalender,
  - eller genom ”Anmäl till evenemang” när man är inne i detaljvyn för evenemanget.
• Kontaktinformationen är förifylld från personen som är inloggad.
• OBS - Läs alltid inbjudan för information om betalning!
  (Beroende på vald betallösning för arrangemanget så är endera faktura uppgifter förifylld med organisationens uppgifter eller så syns de betalmöjligheter som finns via Qvickly).
• För att anmäla en individ till en viss klass:
  -klicka på den runda gröna symbolen bredvid aktuell klass.
  -välj den medlem som du ska anmäla och klicka på lägg till.
  -om evenemanget innehåller flera tävlingar som du ska anmäla till så lägg till medlem även på de tävlingarna.
• I summeringen för anmälan kan du ange ev övrig information. Godkänn villkoren och klicka sedan på ” Gör anmälan”.
• När anmälan är genomförd följer en bekräftelse.

Svar:
Medlemmar som inte har ett eget konto i SportTA kan endast anmälas av administratörer eller annan medlem som via impersonering blivit godkända att agera som medlemmen.

Svar:
En medlem kan tillåta andra medlemmar att agera som sig, s.k Impersonering. Det innebär att en förälder kan skapa ett konto och sen agera som sitt/sina barn och på så sätt kunna anmäla dem till tävlingar. Impersonering kan endast göras som utövare.

• En medlem med ett skapat konto kan via sina Inställningar skicka en förfrågan till en annan medlem att få agera som hen.
• Klicka på namnet och välj ”Inställningar”.
• Scrolla längs ner och under rubriken Impersonering klicka på ”Ny förfrågan”
• Sök via namn rätt på den medlem som du vill agera som och skicka förfrågan.
• En medlem som har ett konto kan själv godkänna eller neka förfrågningar.
• För medlemmar utan konto behöver en administratör godkänna förfrågan.

För att agera som en annan medlem:

• Klickar på den organisation du är inloggad som
• Välj den medlem som du ska agera som
• Säkerställ att det är i rätt förening (utifall personen har flera medlemskap)

Svar:

• Avanmälan kan göras fram till sista anmälningsdag.
• En utövare med eget konto kan genom att klicka på sitt namn och välja ”profil” se alla sina anmälningar.
• För att uppdatera information i en anmälan eller helt ta bort så klicka på de tre små prickarna vid aktuellt evenemang.
• Välj ”åtgärda”. Här kan medlem välja att ändra eller helt ta bort sin anmälan.
• En administratör kan hantera, ändra och ta bort anmälningar kopplade till evenemang som är skapade av organisationen som personen tillhör.

Svar:
Det finns tre typer av evenemang som är sökbara på olika sätt:

• Tävling
  
• Utbildning
• Övrigt (t.ex Läger)

Status på evenemangen är:

• Planerad (för information längre fram eller nästa säsong)
• Ansökt (inväntar sanktionering av region eller SF)
• Godkänd (sanktionerad men anmälan har ännu inte öppnat)
• Öppet för anmälan
• Anmälan stängd
• Genomförd
• Inställd

Svar:

• Nationell tävling - Förbundet sanktionerar (bl.a Wangeskog Cup)
• Swe Cup - Förbundet sanktionerar
• Svenska Mästerskap - Förbundet sanktionerar (USM | JSM | SM)
• Regional tävling - Aktuell region sanktionerar
• Föreningstävling -Ingen sanktionering

Mail om sanktionering skickas endast ut när evenemanget har aktiviteter inlagda, inte så länge evenemanget ligger som "planerad".

Om evenemanget är sanktionerat men anmälningsperioden ligger framåt i tiden visas det som "Godkänd" i kalandern.

Svar:
Evenemang kan skapas och hanteras av en administratör (förening, region eller SF)

Svar:
Administratör måste vara inloggad.

Man kan, om man är tidigt ute, skapa evenemanget i två steg. Först med grundinformation för "planerad" och sedan lägga till tävlingar och detaljer när man närmar sig i tid. (Ex.Wangeskog Cup nästa år). Eller så skapar man hela evenemanget på en gång.

Skapa evenemang:

ARRANGÖR & KONTAKT -
där kommer uppgifterna upp på den organisation man är inloggad för. Man kan uppdatera ev.uppgifter som ska justeras.

DETALJER för hela evenemanget:

Typ av evenemang -

• • Tävling
  • Utbildning
  • Övrigt

Kategori - (här tävling)

• • Nationell tävling (sanktioneras av SF)
  • SWE Cup (sanktioneras av SF)
  • Svenska mästerskap (sanktioneras av SF)
  • Regional tävling (sanktioneras av Region)
  • Föreningstävling

Säsong: 2024-2025

Namn på evenemanget

Beskrivning/Information (som gäller hela evenemanget)

Plats

Ev.Hemsida för evenemanget

Bannerbild (liggande)

DATUM & TIDER

När börjar och slutar hela evenemanget?

_____________________________________________________

Här kan man om man vill välja att spara evenemanget.
Då visas det som planerad i Evenemangskalendern

_____________________________________________________________

BILAGOR

Bilagor och dokument som rör evenemanget. Ex. Inbjudan, tävlings PM

SPONSORER

Eventuella sponsorer till evenemanget. Här kan även loggor, och länkar, läggas in.

INSTÄLLNINGAR

Här görs inställningar för hela evenemanget rörande anmälningar och ev.betalningslösning.

AKTIVITETER

Här skapas de aktiviteter (och tillhörande klasser) som evenemanget ska innefatta,

Skapa första aktivitet

Inställningar

• Namn på aktivitet (ex. Swe Cup 1)
• Beskrivning/information (för den enbart den aktiviteten/tävlingen)
• När startar aktiviteten - skriv in datum med starttid och sluttid
• Anmälningstid
  
• Ev.efteranmälan och prispåslag
• Man kan välja om man vill begränsa antal anmälningar
• Man kan inaktivera anmälan helt till aktiviteten (kan aktivera igen)
• Tillval för aktiviteten (för den enbart den aktiviteten/tävlingen, kan vara t.ex Luft-eller krutgevär. (OBS - välj svarsalternativ enval om det är en ja- eller nejfråga och skriv in svarsalternativen)

Klasser

• Gren (skidskytte oavsett säsong)
• Disciplin
  
• Klasser att lägga till (klicka på valda klasser)
• Typ av anmälan (individuell eller stafettlag)
• Pris för anmälan
• Stoppande licenser för anmälan (inga stoppande i nuläget)
• Varnande licenser för anmälan (skidskyttekortet och chipnummer)

När du är klar - "Lägg till". Då är första tävlingsdagen/aktiviteten skapad.

Är det flera aktiviteter gör man om samma procedur och klickar på "+ skapa aktivitet"

TILLVAL FÖR HELA EVENEMANGET

Här anger man tillval som gäller för hela evenemanget (ex. hyra av vallabod)

När man är klar så klicka på "SKAPA EVENEMANG"

Svar:
Administratör av evenemanget måste vara inloggad.

Klicka på evenemanget, då har "Alternativ" dykt upp. Där ser man anmälningslista, man kan ändra i evenemanget mm.

När man är klar så klicka på "UPPDATERA EVENEMANG"

Svar:
Endast administratörer kan importera/exportera data i SportTA

• Gå in i detaljvyn på aktuellt evenemang.
• Klicka på ”Alternativ” i menyn åtgärder för aktivitet.
• Välj ”Gjorda anmälningar”. Här visas alla anmälningar och genom att klicka på ”exportera” kan du välja att ta ut listor för fakturering eller listor för import i annat system.
• För att ladda upp resultat väljer du istället ”Ladda upp resultat” under Alternativ i menyn Åtgärder för aktivitet.

Svar:
Endast administratörer kan importera/exportera data i SportTA

• Gå in i detaljvyn på aktuellt evenemang.
• Klicka på ”Alternativ”
• Välj ”Gjorda anmälningar” och "För fakturering"
• I Excelarket finns olika flikar
  • Medlemslista är en översikt över samtliga deltagare i alla tävlingar som ligger i evenemanget.
  • Alla föreningar som är anmälda har en egen flik där man får en översikt av anmälda deltagare, vem som har anmält med kontaktuppgifter, samt anmälningsavgift. Längst ner ser man en summering av totalbelopp för anmälningsavgifterna.
    
• Om man vill göra en kopia för att skicka översikt/faktureringsunderlag från excelarket till en förening (pc):
  • Öppna excelfliken för föreningen
  • Högerklicka på namnet
  • Välj flytta eller kopiera
  • En lista visar samtiga blad - Välj den förening det avser
  • Sedan ska man välja var den ska kopieras till "Till bok":
    Välj "(Ny bok) - skapa kopia och OK.
  • Då kommer ett nytt dokument med endast vald förening (kontrollera att det stämmer)
  • Döp dokumentet, spara det och skicka till föreningens kontakt.

Svar:
Resultat finns kopplade till respektive tävling via evenemangskalendern. Utövare kan även logga in på sitt konto i SportTA och hitta sina resultat under sin profil.

Svar:
Utländska deltagare som inte tillhör någon svensk förening behöver skapa ett konto för att själva kunna anmäla sig till tävlingar via SportTA.

Kontakta info@skidskytte.se för att komma igång med SportTA.

Svar:
Quickly är en betallösning som förenklar föreningens administration kring betalningar kopplade till ett evenemang. Varje förening som vill kunna skapa evenemang med Quicklys tjänst behöver teckna ett avtal om detta. Inga kostnader är kopplade till tecknandet av avtal.

Vid skapande av evenemang väljer föreningen om man vill använda Quicklys tjänst eller inte. Vid användning av Quickly alternativet får anmälaren betala anmälningsavgiften direkt vid anmälan via swish, kort eller faktura.

OBS - läs alltid i inbjudan hur arrangören vill att betalningar ska göras!